Omassa työssäni yritysarkkitehtina törmään usein vaihteleviin käsityksiin ja jopa väärinymmärryksiin siitä, mitä yritysarkkitehtuuri on ja mitä yritysarkkitehdit käytännössä tekevät.

Näkisin, että yritysarkkitehti toimii liikkeenjohdon konsultoinnin ja teknisemmän arkkitehtuurityön välimaastossa. Yritysarkkitehti tuo vastauksia liikkeenjohdon kysymyksiin hyödyntäen systemaattista arkkitehtuurityön kuvaustapaa.

Yritysarkkitehti tutkii asioiden välisiä riippuvuuksia ja laatii etenemisvaihtoehtoja

Työskennellessään yritysarkkitehti tarkastelee koko yritystä tai sen yksittäistä osaa monesta eri näkökulmasta, kattaen organisaation ja ihmisten osaamisen, prosessit, informaation ja tietojärjestelmät. Lentokorkeus on varsin korkea: kiinnostuksen kohteena ovat “asiat ja niiden väliset riippuvuudet”. Käsiteltäessä yritystä tai sen laajempaa osaa kokonaisuutena, yksittäisessä asiassa ei välttämättä sukelleta pintaa syvemmälle. Kun taas selvitystä kohdennetaan johonkin tiettyyn, priorisoituun tavoitteeseen tai tarkkaan haasteeseen, syntyy tarve porautua syvemmälle jollakin arkkitehtuurin osa-alueella. Tällöin työhön tulee mukaan informaatio-, prosessi-, tai IT-arkkitehti.

Yritysarkkitehti auttaa yritysjohtoa ymmärtämään eri etenemis- ja toteuttamisvaihtoehtoja, asioiden keskinäisiä riippuvuussuhteita sekä päätösten vaikutuksia. Tämä helpottaa ja nopeuttaa päätöksentekoa. Esimerkkejä:

• Meillä on uusi strategia. Mitä asioita meidän täytyy muuttaa, jotta meillä on kyky toteuttaa se?
• Olemme tekemässä yrityskauppaa. Miten kahden yrityksen toiminta sulautetaan saumattomasti yhteen?
• Olemme tunnistaneet tehottomuutta jollain liiketoimintamme osa-alueella. Miten löydämme juurisyyt ja osaamme korjata oikeat asiat?
• Keskeinen tietojärjestelmämme kaipaa uusimista. Mitä asioita meidän pitää huomioida uuden järjestelmän hankinnassa?

Pyydä yritysarkkitehti mukaan jo silloin, kun alat suunnitella isoja muutoksia

Meillä Reflectorilla on kehitetty oma muutoksenhallinnan menetelmä, jota käytämme yritysarkkitehtuuriin liittyvissä toimeksiannoissa. Kun lähdemme asiakkaamme kanssa tekemään muutoksenhallinnan selvitystä, liikkeelle lähdetään asiakkaan liiketoiminnan perusasioiden ymmärtämisestä esim. liiketoimintamallin, arvovirtojen tai kyvykkyyksien kautta. Yritysarkkitehtia kiinnostaa arvonluonti: miten yritys toimii ja tuottaa eri sidosryhmille arvoa?

Tämän jälkeen halutaan ymmärtää yrityksen tilanne: millaisia motivaatiotekijöitä muutokselle on tunnistettu? Motivaatiotekijöitä ovat esimerkiksi uudet strategiset tavoitteet, nykyliiketoiminnasta kumpuavat kipupisteet tai toimintaympäristöstä nousevat uudet tarpeet. Motivaatiotekijöitä tarkastellaan eri näkökulmista, tuotetaan tarvittavia selventäviä kuvauksia, tehdään johtopäätöksiä, suosituksia ja tiekarttoja. Tavoitteena on löytää asiakkaallemme konkreettisia vastauksia heidän kysymyksiinsä, tuoda työkaluja etenemiseen ja ehdottaa uusia eväitä arvonluonnin parantamiseen. Yhtä oikeaa tapaa ei ole, vaan jokainen selvitys on omanlaisensa yrityksen rakenteesta ja tilanteesta johtuen.

Ensimmäisen vaiheen kartoitus kestää tyypillisesti muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen. Työhön osallistuu useimmiten muutaman konsultin muodostama tiimi. Toimeksiannon aikana asiakkaallamme on käytettävissä nimettyjen konsulttien lisäksi koko Reflectorin osaaminen, jolloin spesifeistä osa-alueista voidaan järjestää sparrailua jonkun osa-alueen erityisasiantuntijan kanssa.

Isoimmilla yrityksillä, joilla on omat yritysarkkitehtuuri-, strategia- ja kehittämisen johtamisen yksikkönsä, voi olla hetkellistä tarvetta tiimin täydentämiseen tai spesifin osaamisen mukaan ottamiseen. Näissä tapauksissa teemme myös projektikohtaisia selvityksiä räätälöidyllä palvelumallilla.

Haksahdatko fiilispohjaisiin investointipäätöksiin?

Mikä sitten on yritysarkkitehdin oma arvolupaus? Miksi yritysarkkitehdin palveluita kannattaa ostaa? Miksi liiketoiminnan tai tietohallinnon johtajan on fiksua sijoittaa ulkopuolisen asiantuntijatiimin tekemään muutoshallinnan selvitykseen?

Yli 20 vuoden konsultointikokemuksella sanoisin, että yrityksissä tehdään edelleen mittaviakin investointipäätöksiä hyvin kevyin perustein, usein jopa fiilispohjalta. Fakta on kuitenkin se, että kaikista isoimmat virheet tehdään kehittämisen alkuvaiheessa. Jos valitaan epäsopiva liiketoimintajärjestelmä, se ei rahaa ja resursseja matkan varrella lisäämällä paremmaksi muutu .

Selvityksen perusteella käynnistettävien hankkeiden aikana saatetaan toki myös tehdä virheitä, mutta jos muutoksen perustukset ovat kunnossa ja ymmärretään mitä ollaan tekemässä, pienempien korjausliikkeiden tekeminen on helpompaa.

Jos käytän esimerkkinä klassista ERP-uudistusta, yleinen hiha-arvio on, että n. 70 % näistä tavalla tai toisella epäonnistuu. Vastaväitteenä sanoisin, että huolellisella yritysarkkitehtuurityöllä uudistuksen alkuvaiheessa hankkeen onnistumisen todennäköisyyttä voidaan puolestaan nostaa vastaavat 70 %.

Yritysarkkitehdin työn arvo voidaan laskea sitä paremmin, mitä tarkemmin voidaan laskea työn ja sitä seuraavan oikeansuuntaisen tekemisen vaikutus liiketoiminnan kasvattamiselle, väärien kulujen karsimiselle tai riskien välttämiselle. Lopullista hintalappua sille, että lähdetään kehittämään vääriä asioita, on jopa mahdoton laskea, mutta jos yritysarkkitehdin neuvoin pystytään käynnistämään oikeat strategiset kehityshankkeet pienellä alkuinvestoinnilla, herää vain kysymys: miksi näin ei aina tehdä?