Alla oleva tarina on klassinen esimerkki tilanteesta, jossa yrityksen tavoiteasetanta ja arjen johtaminen ovat jääneet liian ylätasolle.
Alla kuvatussa asiakascasessa keskijohto ja työntekijät eivät täysin ehkä ymmärtäneet, mitkä olivat heidän konkreettisia tavoitteitaan ja prioriteettejaan tai kaikilla oli niistä vähän eri käsitys. Tuotannossa johdettiin kokonaisuutta tuntematta tarkasti eri tuotantolinjojen yksityiskohtia. Vanhat tavoitteet ja niiden seuranta eivät palvelleet tarkoitustaan, joten ne mietittiin kokonaan uusiksi.
Ongelma: Tuottavuus laahaa viikosta, kuukaudesta ja vuodesta toiseen
Tässä casessa on kyseessä valmistavan teollisuuden yritys, jolla on 18 eri tuotantolinjaa. Toimitusjohtaja kuvaa lähtötilannetta näin:
“Olemme olleet jo vuosia noin 10 yksikköä konsernin meille antaman tuottavuustavoitteen (80) alapuolella. Tuottavuusluku 80 on yleensä hyvän suorituksen tavoite vastaavissa alan yrityksissä. En ole pystynyt toimitusjohtajana saamaan selvyyttä, miksi emme saavuta tuottavuustavoitetta. Meiltä puuttuu myös selkeät ja helposti luettavat seurantatyökalut. Tähän tilanteeseen täytyy saada muutos.”
Toimenpide 1: Tavoitteiden nostaminen tuotannosta tehdastasolle
Yritys löysi liiketoimintakonsultin tekemään perusteellisen liiketoiminnan analyysin operatiivisten mittareiden valossa. Tehtaan kaikki 18 tuotantolinjaa ja niiden tuotantomäärät ja koneajoajat analysoitiin konsultin avulla viimeisten kahdentoista kuukauden ajalta.
Jokaiselle tuotantolinjalle asetettiin tavoitteeksi oma, yksilöllinen tavoite. Tavoitteiden määrityksessä hyödynnettiin historiadataa mm. ajetuista tuotantovuoroista. Konsultti haastatteli tuotannon suunnittelijoita ja tuotantolinjojen operaattoreita siitä, ovatko uudet, historiadatan pohjalta asetetut tavoitteet realistisia ja hyväksyttäviä. Tavoitteet rakennettiin tällä metodilla alhaalta ylös eli tuotannosta tehdastasolle.
Toimenpide 2: Seurantatyökalut kuntoon
Tavoitteiden asetannan jälkeen luotiin A4-kokoinen seurantatyökalu, joka sisälsi kaikkien 18 tuotantolinjan edellisen päivän tulokset ja niitä verrattiin asetettuihin tavoitteisiin. Tämä automatisoitu raportti toimitettiin tuotantolinjojen henkilöstölle joka aamu klo 7:30. Värikoodit punainen, keltainen ja vihreä avasivat nopealla silmäyksellä tilanteen päivittäin työnjohdolle ja koko henkilöstölle.
Työnjohtajat valmennettiin kiertämään omat tuotantolinjansa joka aamu ja käymään keskustelua edellisen päivän tuloksista. Näistä alettiin pikkuhiljaa oppia uutta. Tuotannon ajamisesta, tuotannon aikaisista pysähdyksistä, virhetilanteista, kunnossapidon roolista vuorojen aikana ja tuotannonsuunnittelusta löytyi yhtymäkohtia, joista ei aiemmin ollut keskusteltu samalla intensiteetillä ja tarkkuudella. Tuotannon jatkuvan parantamisen elementit olivat löytyneet.
Ei valmisratkaisuja
Reflectorilla muutoshankkeiden läpivienti on arkipäivää. Alasta riippumatta tilanteet voivat olla hämmästyttävän samankaltaisia. Ammattitaitoinen kumppani lähestyy tilannetta systemaattisesti, eri näkökulmista. Jotta voi johtaa kokonaisuutta, täytyy ymmärtää myös yksityiskohdat. Tärkeintä on aina hahmottaa kyseisen yrityksen tilanne ja liiketoiminnalliset tavoitteet. Näiden pohjalta määritetään oikeat mittarit ja rakennetaan selkeä raportointi, jotta tavoitteiden päivittäinen seuranta on helppoa ja tarkoituksenmukaista.
