Asiakkaamme lähestyvät meitä joskus kertomalla, että yrityksessä suunnitellaan tietojärjestelmän hankintaa tai olemassa olevan järjestelmän uudistamista ja tähän tarvitaan apua. Autammekin mielellämme asiakastamme tällaisessa tilanteessa.
Monesti asiakkaalla on jo vahva näkemys siitä, minkälainen järjestelmä pitää hankkia ja miksi hankinta pitää tehdä. Hyvää työtä onkin tehty keräämällä vaatimuksia ja piirtämällä auki kokonaisuutta siitä, miten järjestelmä istuu liiketoiminta- ja IT-arkkitehtuuriin.
Asiakas kaipaa tyypillisesti apua jäsentämään paketiksi järjestelmään liittyviä vaatimuksia toimittajille, jota vasten voidaan sitten ruksia eri tarjoajien ratkaisujen sopivuutta vaatimuksia vasten ja tehdä hankintapäätös.
Tällaisessa kohdassa nostamme asiakkaalle seuraavat kysymykset:
- Mitä liiketoiminnan tavoitteita tai haasteita ollaan ratkaisemassa?
- Mitkä ovat onnistumisen mittarit ja mekanismit näiden seurannalle?
Asiakkaan tavoitteet liittyvät usein jonkin olemassa olevan järjestelmän vanhentumiseen ja tähän liittyviin riskeihin, jotka halutaan minimoida. Vanhentunut teknologia nähdään liiketoimintariskinä ja osaaminenkin on vuosien saatossa ehkä kuihtunut parin asiantuntijan varaan. Tämä on täysin ymmärrettävä tilanne ja jotainhan tässä on tehtävä.
Tällainen tulokulma saattaa johtaa kuitenkin vain järjestelmän tekniseen tasonnostoon, jonka avulla saadaan varmastikin minimoitua akuutit teknologia- ja osaamisriskit, mutta uudistuksen mahdollisuuksia ei välttämättä osata nähdä laajemmin, eikä voida olla varmoja, tukeeko tehty valinta oikeita liiketoiminnan tavoitteita.
Haastammekin asiakasta siitä, onko kaikki sisäiset ja ulkoiset näkökulmat varmasti huomioitu ja ymmärretäänkö myös se, miten valinta vaikuttaa välillisesti myös hankinnan laajuuden ulkopuolella oleviin toimintoihin?
Onko järjestelmän hankinta tai uusiminen liiketoiminnan tavoite?
Näemmekin, että tietojärjestelmän uusimisen itsessään ei pitäisi koskaan olla liiketoiminnan tavoite, vaan se on toimenpide, joka mahdollistaa liiketoiminnan tavoitteiden toteutumisen.
Muutoksen tavoitteet tulee siis olla mietitty liiketoiminnan kehittämisen näkökulmasta, ei vain toteutusprojektin tekemisen näkökulmasta. Yritysten sudenkuoppana onkin monesti se, että keskitytään kyllä projektin tavoitteisiin ja menestyksekkääseen läpivientiin, mutta liiketoiminnan kokonaiskuva jää pienemmälle huomiolle. Tästä voi seurauksena olla erilaisia saarekkeita, joiden joko toiminnallinen tai tekninen kytkentä kokonaisuuteen jää vajavaiseksi.
Tärkeää on kommunikoida muutoksen tavoitteet kaikille sidosryhmille, jotta kaikilla on yhteinen käsitys siitä, mihin ollaan matkalla. Valitettavan usein törmäämme tilanteeseen, jossa tekeminen yliajaa tavoitteen ja ’iso kuva’ unohtuu projektikiireiden alle.
Miten välttää väärän tavoitteen sudenkuoppa järjestelmähankinnassa?
Tavoitteiden määrittelyyn pitää varata aikaa ja osallistaa siihen eri sidosryhmiä. Tekemisessä pitää olla myös systematiikkaa. Yhdessä on pohdittava, mikä itse asiassa on se muutos, mihin hankinta liittyy, mitä arvoa muutokselta odotetaan ja miten sen onnistumista mitataan?
Tavoitteita vasten asetettuja mittareita seurataan läpi muutoksen. Jos näyttää siltä, että tavoitteet eivät toteudu, kehitysprojektien tekemisiä on tarkasteltava kriittisesti. Tavoitteet eivät saa olla liian abstrakteja. Hyviä esimerkkejä tavoitteista ovat esimerkiksi prosessien läpimenoajat, konkreettisten nykyliiketoiminnan pullonkaulojen määrän vähentäminen tai uusien kyvykkyyksien rakentamisen toteutuminen.
Yrityksellä tulee olla kyky kehitysportfolion jatkuvaan tarkasteluun yrityksen strategisia tavoitteita vasten: ollaanko edelleen tekemässä asioita, jotka vievät meitä kohti tavoitetilaa?
