Yrityksen toimintaa jäsennetään ja kehitetään prosessien, osaamisen, tiedonhallinnan ja tietojärjestelmien kautta. Haasteena on kuitenkin se, että mikään näistä osa-alueista ei yksinään tuota kokonaisuuden kannalta haluttua tavoitetta. Osaoptimoinnin välttämiseksi eri näkökulmien välille tarvitaan koordinaatiota.
Yrityksellä voi olla tehokkaat prosessit, mutta silti voi olla niin, että tietojärjestelmät eivät palvele prosesseja ja liiketoiminnan tavoitteita. Yrityksellä voi myös olla hankittuna viimeistä huutoa olevat tietojärjestelmät, mutta näiden käsittelemän tiedon laadussa tai järjestelmien käytön osaamisessa on puutteita.
Tähän tarkoitukseen on kehitetty kyvykkyyden käsite (business capability), joka nivoo yhteen edellä mainittuja kehittämisen osa-alueita. Kyvykkyyden käsite on lähtenyt aikoinaan liikkeelle puolustushallinnon alalta. Puolustuskykyä alettiin mallintaa kysymyksen ’mitä meidän pitää pystyä tekemään?’ kautta.
Parina viime vuosikymmenenä kyvykkyysajattelua on alettu soveltaa myös yritysmaailmassa. Yrityksen pitää pystyä vastaamaan vastaavalla tavalla edellä mainittuun kysymykseen ja tunnistaa ne asiat, jotka mahdollistavat liiketoimintamallissa määritellyn toiminnan. On kyettävä hankkimaan, valmistamaan, maksamaan palkkoja, tekemään sopimuksia, kuljettamaan ja niin edelleen.
Kyvykkyydet muodostavat kokonaisuuden asioista, joita yrityksen pitää pystyä tekemään, jotta se voi suorittaa sille määriteltyä tehtävää
Oma kokemukseni on, että kyvykkyyden käsitettä tulkitaan aika vapaasti ja hyvin eri tavoilla, esimerkiksi mieltämällä se ainoastaan henkilöstön osaamiseen liittyväksi asiaksi. Kyse on kuitenkin laajemmasta käsitteestä.
Otetaan yksinkertaisena esimerkkinä asiakastietojen hallinta. Kaikilla yrityksillä on tarve hallita asiakastietojaan. Tämä kyvykkyys voidaan toteuttaa lukuisilla eri tavoilla. Yksinkertaisimmillaan pienessä yrityksessä yksittäinen osaava henkilö voi hallita asiakastietoja Excelissä, toimien koko kyvykkyydestä ja tähän liittyvistä prosesseista ja tiedosta vastuullisena. Toisaalla käytössä voi olla prosessia tukeva CRM-järjestelmä ja asiakastietojen hallintaan keskittynyt osaamisryhmä. Molemmissa tapauksissa asiakastietoja kyllä hallitaan, mutta eri kysymys onkin, kuinka hyvin se liiketoimintaa palvelee?
Kyvykkyyden toteuttamiseksi on aina lukuisia vaihtoehtoja
Usein törmään kysymykseen siitä, miksi tällainen uusi käsite liiketoiminnan jäsentämiseksi tarvitaan, koska meillähän on jo prosessit ja yrityksemme toimii prosessimaisesti näiden mukaisesti. Osana prosesseja sitten hyödynnetään tietojärjestelmiä, tietoa ja osaamista.
Kyvykkyys kertoo, mitä meidän pitää pystyä tekemään, ottamatta vielä kantaa siihen, miten se toteutetaan. Prosessi sen sijaan kertoo, miten ja missä järjestyksessä asiat tehdään, jotta kyvykkyys toteutuu. Yhteen kyvykkyyteen voi liittyä useampia prosesseja ja prosessit voivat mennä myös kyvykkyyksien yli. Tarkasteltaessa prosesseja ollaan heti suoraan yrityksen nykyliiketoiminnan kontekstissa, eikä välttämättä osata ottaa huomioon kyvykkyyden toteuttamiseksi olevia kaikkia vaihtoehtoja.
Kyvykkyyskartta
Yrityksen kyvykkyydet koostetaan tyypillisesti kyvykkyyskartaksi, joka antaa hyvän yleiskuvan yrityksen toiminnallisesta laajuudesta. Tyypillisesti tällaisessa on tunnistettu 20-30 pääkyvykkyyttä, joiden tarkastelua voidaan tarkentaa porautuen syvemmälle alikyvykkyyksiin.
Kyvykkyyskartta on suhteellisen stabiili ja muutokset organisaatiossa, prosesseissa tai uudet tietojärjestelmät eivät yleensä vaikuta itse kyvykkyyskarttaan. Jos yritys muuttaa liiketoimintamalliaan uusien strategisten tavoitteiden myötä, voidaan tarvita uusia kyvykkyyksiä. Esimerkiksi ulkomaille laajentuva yritys tarvitsee kansainvälisessä ympäristössä toimimiseksi uusia kyvykkyyksiä tai olemassa olevia kyvykkyyksiä täytyy kehittää.
Kyvykkyyskartan avulla voidaan luoda tilannekuva yrityksen liiketoiminnan kypsyystasosta arvioimalla kunkin kyvykkyyden tasoa neljästä näkökulmasta. Tämä auttaa kehittämisen suunnittelussa. Kartta toimii myös hyvänä välineenä arvioitaessa erilaisten uusien tavoitteiden vaikutusta yrityksen toimintaan.
Kyvykkyyslähtöinen ajattelu tarjoaa neutraalin näkökulman koko organisaatiolle tarkastella ja kehittää toimintaansa. Kyvykkyydet ovat keskeinen väline, kun yritystä kehitetään yritysarkkitehtuurin keinoin. Erityisen hyvin kyvykkyys istuu liiketoiminnan ja IT:n välisen dialogin sujuvoittamiseen ja vähentää riskiä kehittää yrityksen toimintaa liian kapeasta näkökulmasta.
Haluatko jutella siitä, miten kyvykkyysajattelu tukisi yrityksesi liiketoiminnan kasvua ja kehitystä? Ole yhteydessä joko myyntiimme tai suoraan minuun (etunimi.sukunimi@reflector.fi).
