Reflector digitaalinen muutos
“One Size Doesn’t Fit All” koskee myös digitalisaatiota

Digitalisaation tavoitteena voi olla manuaalisesti tehtävien toimenpiteiden minimointi ja toiminnan tehostaminen. Ajurina voi olla myös asiakkaalle tarjottavien palvelujen parantaminen ja tarjonnan laajentaminen. Kyse voi olla myös toiminnan muuttamisesta ja kokonaan uusien liiketoimintamallien löytämisestä.

Digitalisaatio-käsitteestä on tullut yleistermi, joka liitetään kaikkeen mahdolliseen yksittäisen IT-järjestelmän ja globaalin muutostrendin välillä. Puhutaan myös digitaalisesta transformaatiosta tarkoittaen muutosmatkaa, joka yrityksen tulee tavoitteiden saavuttamiseksi käydä. Digitalisaatiolle on olemassa lukuisia määritelmiä, mutta lähtökohtaisesti se voidaan kiteyttää tarkoittamaan yrityksen tai organisaation toimintamallin, prosessien ja palveluiden sähköistämistä.

Pienehkö yritys voi tehdä ensimmäiset digiloikat ottamalla käyttöön vaikkapa CRM-järjestelmän. Digitalisaation aikakaudella syntyneelle ja digitaalisia palveluja tarjoavalle yritykselle koneoppimiseen perustuvien ratkaisujen hyödyntäminen voi olla pakollinen seuraava askel kilpailussa mukana pysymiseksi.

Tarkastelen digitalisaation motivaatiotekijöitä ja haasteita jakamalla yritykset karkeasti kolmeen ryhmään. Tällä havainnollistan, kuinka erilaisista lähtökohdista esimerkkiyritykset digitalisaatioon ponnistavat. Vaikka järjestelmätoimittajat usein lähestyvät yrityksiä one size fits all -tyyppisillä ratkaisuilla, kannattaa pohtia huolella, mikä oma lähtötilanne ja tavoitetaso on.

Digitalisaatio ja yritykset

Natiivisti digitaaliset yritykset

Tähän ryhmään luokittelen jo startup-vaiheen ohittaneet ja vakiintuneet yritykset, joiden palvelut ovat digitaalisia tai vahvasti digitaalisuuteen tukeutuvia.

Nämä yritykset ovat tyypillisesti kasvaneet ’luovalla kaaoksella’, joka toimii tiettyyn pisteeseen asti. Yritystoiminnan taustalla on usein yksi idea tai tuote/palvelu. Kun on aika skaalata toimintaa ylöspäin, vastaan saattaa tulla puutteita perusrakenteissa, kuten toiminnanohjauksessa tai talous- ja henkilöstöhallinnossa.

Kehittämisen fokus on vahvasti ollut asiakkaalle tuotettavassa arvossa joko tuotteen tai palvelun muodossa ja sisäisen kehittämisen fokus on ymmärrettävästi jäänyt vähemmälle. Yritystä ja sen palveluita on saatettu rakentaa hyvinkin ketterästi ja ketterät toimintatavat ovat yrityksen toiminnan perusta.

Yrityksen kasvaessa hallitsematon ketteryys voi kuitenkin johtaa tuottavuuden murenemiseen. Laskutusta ja reskontraa on saatettu pyörittää sujuvasti kevyen pilvipalvelun avulla, mutta tilanne muuttuu kasvun myötä ja yksittäisestä toiminnosta voi tulla pullonkaula. Perinteistä, prosessimaista oman toiminnan kehittämistä ehkä jopa vieroksutaan, koska ‘olemmehan me ketterä yritys’. Olen nähnyt jonkin verran pieniä ja keskisuuria yrityksiä, jossa perusasiat ovat jääneet retuperälle siistimpiin juttuihin keskityttäessä.

Näille yrityksille hyvä tapa edetä on käydä kyvykkyys- tai toimintokartan kautta läpi yrityksen perusasiat: miten ne nyt hoidetaan, missä pullonkaulat ovat ja miten näitä pitäisi kehittää – rakentamatta kuitenkaan raskaita johtamisrakenteita ja järjestelmiä.

Yritykselle voi olla tarkoituksenmukaista keskittyä siihen missä se on hyvä ja pohtia muiden toimintojen hankkimista palveluina. Tällöin suunnittelun fokus siirtyy palvelun vaatimusten ja rajapinnan määrittämiseen.

Digitaaliseksi transformoituvat yritykset

Tähän joukkoon kuuluu laaja kirjo erilaisia yrityksiä, joita yhdistää se, että liiketoiminnan taustat ulottuvat aikaan ennen digitalisaatiota, tai ainakin aikaan ennen kuin siitä puhuttiin. Yrityksillä on kuitenkin halu ja tarve hyödyntää tietotekniikkaa kilpailukyvyn ylläpitämiseksi.

Suomessa digitalisaation edelläkävijöitä ovat olleet finanssialan toimijat, joissa palvelumurros ’konttorista tuulikaapin kautta kotikoneelle’ on tapahtunut jo hyvän aikaa sitten. Vastaavasti julkishallinnon palveluissa digimurros on ollut merkittävä, hyvänä esimerkkinä palvelutarjoamansa menestyksekkäästi digitalisoinut Vero.

Osa yrityksistä on digitalisaation edelläkävijöitä, jotka rakentavat eturintamassa uusia liiketoimintamalleja ja digitaalisia palveluja uusilla teknologioilla. Tarve muutokselle on tunnistettu ja otettu strategiseksi tavoitteeksi. Mukana on myös varovaisempia toimijoita, jotka tarkkailevat tilannetta ja uskaltavat lähteä mukaan vasta kun joku muu on maksanut oppirahat.

Näitä firmoja yhdistää se, että niillä on halu tai pakko olla digitaalisen murroksen aallonharjalla, eivätkä ne epäröi sanoa tätä ääneen.

Näkymä pellin alla voi olla karu. Yrityksillä saattaa olla taakkanaan IT:n perinnejärjestelmät ja ehkä myös organisaatiokulttuuri, joka ei tue tavoitteita. Pelkkä paperisen lomakkeen muuttaminen sähköiseksi ja asiakkaiden konttorikäyntien välttäminen eivät vie digitalisaatiota kovin pitkälle. Tähän liittyy keskeisesti myös se, onko digitalisaation tavoitteena laskea kustannuksia vai myös parantaa palvelua. Esimerkkinä lasku, jonka tiedot asiakas itse naputtelee palveluun vs palvelu, jossa automaatiolla on poistettu tietojen manuaalinen syöttäminen asiakkaalta kokonaan.

Matkalle on mahdollisesti lähdetty teknologia edellä. Toimintaan on ehkä otettu mukaan digitalisaation edellyttämää ketteryyttä IT-kehittämisen menetelmien osalta, mutta ei välttämättä koko organisaation muutoksen vaatimalla laajuudella. Tätä pohdin edellisessä blogissani.

Hyvän kehittämisen edellytys on se, että ensin ymmärretään yrityksen toimintaa ja kuinka asiakkaat yrityksen tuotteita ja palveluita käyttävät tai haluaisivat käyttää. Näitä puolestaan kehitetään ennen kuin tuodaan IT-järjestelmiä automatisoimaan ja samalla myös sementoimaan nykyiset – joskus huonotkin – toimintatavat.

Kun digijunassa on jo jonkin aikaa matkustettu, on alkanut muodostua uuden ajan ‘ketterää spagettia’ erityisesti asiakaskokemus-kerrokseen. Pilvipalveluiden ja muiden uusien teknologioiden vaivaton käyttöönotto onkin luonut joihinkin yrityksiin ihan uuden kompleksisuuden tason. Uuden tekeminen ei saa tarkoittaa sitä, että vanhat periaatteet unohdetaan. Olen esimerkiksi törmännyt tilanteeseen, jossa uusissa pilvipalveluissa käsiteltävälle datalle ei ole mitään periaatteita eikä hallintaa.

On hyvä muistaa, että vaikka suunnitelmat ovat suuria (think big), muutos lähtee pienistä asioista (start small). Keskeistä on viedä läpi pienikin muutos läpi koko yrityksen rakenteen, eikä tyytyä pistemäisiin ratkaisuihin. Näitä pistemäisiä ratkaisuja ovat vaikka asiakkaalle näkyvän osan kuorruttaminen. Samalla kerrytetään yritykselle yhä enemmän kehitysvelkaa tulevaisuuteen.

Digitalisaatiota hyödyntävät yritykset

Tässä ryhmässä esimerkkinä voisi olla perinteinen valmistavan teollisuuden yritys, jossa fokus on fyysisen tuotteen jalostamisessa tai valmistamisessa. Digitalisaatiota ei ehkä osata tai haluta nähdä omaa toimialaa niin vahvasti ravistelevana asiana, että siihen olisi sen enempää panostettu. Pakolliset IT-järjestelmien uusimiset on toki huomioitu, mutta muutossyklit ovat hitaita ja liiketoiminta on prosessikeskeistä.

Tietotekninen ajattelu jakautuu näissä yrityksissä kahteen erilliseen osaan: tuotantoprosessia tukevaan tietotekniikkaan (automaatio) sekä myyntiä ja hallintoa tukevaan ERP-maailmaan.

Toiminnan luonteesta johtuen digitalisaation vaatima kehittämisen kulttuuri saattaa yrityksestä puuttua kokonaan. Painopiste on ollut prosessin tehostamisessa ja tuotteiden laadun varmistamisessa, ja näin toki pitääkin olla.

Mitä tapahtuu, kun tämän ryhmän yritys haluaa uudistaa toiminnanohjausjärjestelmänsä? Katse suuntautuu ERP-toimittajaan, joka varmasti mielellään uudistuksen tekee. Työ aloitetaan määrittelemällä uudistuksen laajuus vanhan järjestelmän pohjalta. Maailma on kuitenkin muuttunut sitten ERP:in edellisen käyttöönoton. Miksi tilalle pitäisi ostaa vastaava, vain teknisesti uudempi järjestelmä?

Voisiko tässä olla hyvä paikka tarkastella yrityksen sisäistä toimintaa ja sen toimintaympäristöä uusin silmin? Luettelen alla muutamia esimerkkejä teemoista, joita yrityksen kannattaa pohtia digitalisaation näkökulmasta:

Muutos


Ymmärrämmekö, miten maailma ympärillä muuttuu ja miten se yrityksemme tilanteeseen vaikuttaa? Tästä voit lukea lisää aiemmassa blogissani.

Data


Minkälaista dataa tuotamme, onko se laadukasta, miten me sitä hyödynnämme ja voisimmeko saada siitä enemmänkin irti? Voisivatko asiakkaamme tai kumppanimme hyötyä datastamme?

Ekosysteemi / sidosryhmät


Kenen kanssa toimimme ja mitä tiedonvaihdon tarpeita meillä eri sidosryhmien kanssa on? Miten voisimme sujuvoittaa tiedonvaihtoa?

Onko toimialallamme ekosysteemejä, joissa meillä voisi olla rooli? Mitä me voisimme ekosysteemille tarjota ja mitä me voisimme siitä hyödyntää? Millä ehdoin?

Kestävä kehitys


Millä tavalla huomioimme toiminnassamme kestävän kehityksen tavoitteita?

Millaisia kehitysponnisteluja meidän tulisi tehdä tavoitteiden saavuttamiseksi?

Toiminnan pullonkaulat


Ymmärrämmekö toimintamme pullonkaulat ja kasvua estävät asiat? Mihin prosesseihin nämä liittyvät? Mikä on IT:n rooli kyseisissä prosesseissa? Miten varmistetaan, että kyseiset pullonkaulat eivät periydy eteenpäin uusien järjestelmien mukana?

Jokaisen yrityksen lähtötilanne digitaaliseen transformaatioon on erilainen. Tarjolla olevat työkalut ja menetelmät pyrkivät helposti laittamaan kaikki yritykset samaan laariin. Kokeneet yritysarkkitehtimme auttavat hahmottamaan lähtötilanteen ja tavoitteet sekä pitämään katseen pallossa. Olemme tehneet vastaavia projekteja ennenkin ja tuomme opit niistä asiakkaillemme.

Henri Sintonen

Yritysarkkitehti, Reflector

Henri on toiminut monissa eri rooleissa liiketoiminta- ja yritysarkkitehtina sekä projektien ja hankkeiden vetäjänä. Henrin erityisosaamista on strategialähtöinen kehittäminen, tiedolla johtaminen sekä yritysarkkitehtuurin hyödyntäminen muutoksen johtamisessa.

Reflector on ICT-talo, jonka ykköstehtävä on auttaa asiakkaitamme liiketoiminnan isoissa ja pienissä muutoshankkeissa. Ketterästi ja riippumattomasti.

Jaa artikkeli

Yritysarkkitehtuuri konsultti

Datan hyötykäytön anatomiaa

Miten dataa pitäisi hyödyntää? Mikä osa datasta on relevanttia ja mikä voidaan sivuuttaa? Miten ihmiset liittyvät datan hyödyntämiseen? Näihin kysymyksiin nykypäivän dataintensiivisessä ympäristössä

Lue lisää
Kokonaisarkkitehtuuri Reflector

Ota yhteyttä, mietitään yhdessä juuri teille parhaat ratkaisut

Täytä tiedot ja siirry lataamaan tutkimus

Kokonaisarkkitehtuuri Reflector

Get in touch!