16 vuoden projektipäällikkö- ja 12 vuoden esimieskokemuksella haluaisin antaa yhden vinkin, miten onnistua digitaalisessa muutoksessa. Se on, että älä aliarvioi ihmisten merkitystä IT-projektin tavoitteiden saavuttamisessa. Ainakaan minä en ole vielä nähnyt projektia, jossa riskiksi ei olisi tunnistettu riittämätöntä resursointia tai kriittisten henkilöiden vaihtuvuutta. 

Muutos saa aikaan huolta. Se on stressaavaa, eikä läheskään aina mieluista. Miten minun käy muutoksen seurauksena? Ihmisten tunteet vaikuttavat järjestelmäprojektin etenemiseen ja se näkyy esimerkiksi vaatimusten keräämisen yhteydessä. Uskalletaanko määritellä toiminnallisuuksia, jotka muuttavat toimintatapoja radikaalisti? Onko voimia osallistua muutoshankkeeseen muiden töiden ohella, jos samalla oma tulevaisuus huolettaa?  

Ota IT-projektin resursointi vakavasti

Usein toimittajilta pyydetään näkemystä siitä, kuinka paljon ja missä rooleissa asiakkaan omia resursseja tarvitaan IT-projektissa. Resursointi on aina yrityksen omissa käsissä. Tärkeintä on nimettyjen ihmisten työajan selkeä allokointi projektiin. Usein se tarkoittaa, että muita ns. normaalitehtäviä tai ”tuotannon töitä” tulee joko jakaa muille tai sitten niiden pitää muuten vähentyä projektin ajaksi.  

Ihmiset eivät voi tehdä onnistuneita IT-projekteja osallistumalla niihin satunnaisesti tai tekemällä niitä ”vasemmalla kädellä”. Merkittävää on, millaisia ihmisiä IT-projektiin nimetään. Monimuotoisuus on tässäkin valttia ja erilaisia persoonia tarvitaan. Projektipäällikön tulee rohkaista niitä, jotka eivät haluaisi minkään muuttuvan. Lisäksi kuunnellaan ja annetaan tilaa niille, jotka ovat avoimia suurillekin muutoksille, vaikka he olisivat olleet talossa jo kymmeniä vuosia. 

Mahdollista inhimillisyys projektissa

Ihminen on ihminen myös IT-projektissa ja luonnollisesti inhimillisyyttä tarvitaan niissäkin. Ihmisestä ei tule robottia, kun hänet resursoidaan IT-projektiin. Sen lisäksi, että prosessit muuttuvat, liiketoiminnan henkilöt jatkavat usein IT-projektin jälkeen saman järjestelmän parissa. Kyseessä ei silloin ole määräaikainen tai hetkellinen joustaminen, jolla on päättymispäivä käyttöönoton jälkeen. Liiketoiminnan henkilöt tulee kouluttaa projektityöskentelyyn ja IT-projektin toimitusmetodologiaan. Myös rytmin ja toimintatapojen muutos siirryttäessä projektista takaisin tuotannon ylläpitoon pitää huomioida.

Usein edelleenkin toistuva harhakäsitys on, että järjestelmäuudistus on IT-asia. Todellisuudessa järjestelmäuudistus tarkoittaa poikkeuksetta sitä, että ihmisten roolit, tehtävät, vastuut ja ympäristö yleisesti muuttuvat. IT:tä tehdään ihmisiä – järjestelmän käyttäjiä ja tiedon hyödyntäjiä varten. Sitä parempi järjestelmästä tulee, mitä paremmin ihmiset ovat saaneet vaikuttaa siihen, millainen järjestelmä tehdään.

Tulevista muutoksista pitää viestiä pitkin matkaa. Myös silloin, jos niitä ei oikeasti tulekaan tai ne ovat teknisiä, eikä niitä käyttäjä välttämättä huomaa.

Anna ihmisille realistiset mahdollisuudet onnistua

Jo IT-projektin alussa kannattaa miettiä, onko sen onnistumiselle annettu oikeasti realistiset mahdollisuudet. Kuinka tärkeäksi projekti on yrityksessä priorisoitu muihin hankkeisiin nähden ja miten paljon tämä priorisointi saattaa vaikuttaa onnistumiseen? Ymmärretäänkö, että tiimien muu tuottavuus pienenee projektin aikana ja että sillä on suora yhteys projektin onnistumiseen tai epäonnistumiseen?

Budjetin pitää olla oikeassa suhteessa asetettuihin vaatimuksiin ja projektin sisältöön nähden. Priorisointia pitää tehdä päivittäin. Aikataulu kannattaa tehdä realistiseksi heti alkuun tai muuten suunnitelmat joudutaan tekemään vähintään kahteen kertaan.

Hyvä projektipäällikkö osaa lukea projektitiimiä oikein

Projektipäällikön tiimin veto- ja lukutaidot ovat ratkaisevassa asemassa keskinäisen luottamuksen ja psykologisen turvallisuuden saavuttamisessa.

Projektipäällikön tunnetaidot ovat ihan yhtä tärkeitä, elleivät tärkeämpiäkin kuin tekniset taidot. Projektipäälliköt ovat parhaimmillaan tunteiden tulkkeja ja avainasemassa siinä, että ihmiset uskaltaisivat heittäytyä muutokseen turvallisin mielin. Projektitiimiä ei voi pakottaa mihinkään. Valmentamalla ja välittämisellä saadaan aina parempia tuloksia.

Projektitiimiltä tulee säännöllisesti tarkistaa, onko heillä oikeasti aikaa ja riittävää osaamista projektityöhön. Roolit, vastuut ja odotukset tulee olla selvät. Ihmiset voivat tekemisellään tai tekemättömyydellään vesittää IT-projektin tavoitteiden saavuttamisen. Projektipäällikön tulee sallia projektitiimin monimuotoisuus ja muistaa huomioida erilaiset ihmistyypit joka päivä – tänäänkin.