Tämä on kolmiosaisen sarjan viimeinen blogi. Siinä, missä juttusarjan toinen artikkeli esitteli meille operatiivisen johtamisjärjestelmän ja arjen toimintamallin yrityksessä, on tämän kirjoituksen tarkoitus keskittyä toiminnan kehittämisen johtamisjärjestelmän esittelyyn. Avaan jutussa kehityksen ja muutoksen johtamisen peruselementtejä ja rakenteita.
Kehityksen ja muutoksen johtaminen on tekemistä ja rakenne sen sisällä on nimeltään toiminnan kehittämisen johtamisjärjestelmä. Kuten juttusarjan ensimmäisessä osassa totesin, on yleistä, että kehitystä ja muutosta johdetaan yhden ja saman operatiivisen johtamisjärjestelemän kautta. Mielikuva kehityksestä ja muutoksesta on, että kyllä ne kulkevat ketterästi siinä arjen rinnalla. Johdolla ja muutoksen tekijöillä on kiire pysähtyä miettimään, onko ylipäätään olemassa jotain muuta vaihtoehtoista rakennetta?
Me reflectorlaiset olemme jatkuvasti muutoksen keskiössä ja olemme pysähtyneet miettimään tähän ratkaisua. Olemme kehittäneet yrityksille vaihtoehtoisen mallin johtaa kehitystä ja muutosta ilman, että arjen toiminta kärsii.
Toiminnan kehittämisen osa-alueet ja niiden roolit
Alla on kuvattu toiminnan kehittämisen johtamisjärjestelmä ja sen eri osa-alueet, kuten ne meille Reflectorissa näyttäytyvät. Konkreettisesti tämä ilmenee yrityksissä pienkehityksenä, projekteina ja suurempina hankkeina. Syöte muutokselle voi tulla operatiivisesta johtamisjärjestelmästä, arjen toiminnasta tai sitten ulkoa ohjatusti, esimerkiksi suoraan strategiasta.
Havainnollistan lyhyiden esimerkkien kautta eri osa-alueiden roolit.
1. Resurssit, roolit ja vastuut
Tärkein osa-alue, joka mahdollistaa muut osa-alueet. Kehitystä ja muutosta on vaikea toteuttaa ja johtaa, jos siihen ei ole varattu riittävää resursointia. Ennen pitkää projekteihin syntyy viiveitä ja kehitys alkaa jäädä suunnitellusta aikataulusta. On tärkeää roolittaa ja vastuuttaa ihmiset huolellisesti.
Tämä poistaa monia kysymysmerkkejä muutoksen matkalla, koska kaikki tietävät, mitä keneltäkin odotetaan, milloin ja miksi. Panosta ja varaa aikaa tämän kokonaisuuden suunnittelulle ja toteutukselle ennen kehitystyön aloittamista. Se maksaa itsensä varmasti takaisin moninkertaisesti.
2. Yhteistyökäytännöt (Ways of Working)
Tällä tarkoitetaan sekä toiminnan kehittämisen sisällä olevia käytänteitä että operatiivisen johtamisjärjestelmän kanssa suunniteltavia käytänteitä. Otetaan molemmista käytännön esimerkki:
- Toiminnan kehittämistä suunnitellaan systemaattiset käytänteet (esim. palaveri), joissa käydään läpi etenemisen tilannekuvaa, mahdollisia riskejä, uhkia ja riippuvuuksia sekä varmistetaan kehittämisen edellytyksiä, kuten resursseja.
- Jotta kehittämisen ja arjen tekemisen välillä on pysyvä linkki, tulee myös suunnitella käytänteet, joissa kehitys ja operaatiot pääsevät molemmat kertomaan omaa tilannekuvaansa. Käytänteissä sovitaan tilannekuvan lisäksi, mitkä ovat tulevan raportointijakson tai kauden tavoitteet, resurssit sekä onko jotain testattavaa tai pilotoitavaa, johon operaatioiden tulee varautua. Tavoite on luoda yhteinen suunnitelma ja yhtenevät tavoitteet.
- Jotta asiasta ei jää sellainen kuva, että suunnitellaan pelkästään uusia palavereita jo muutenkin aivan täynnä oleviin kalentereihin, täsmennän, että me tarkoitamme sitä, että käytänteiden kautta muodostuu yhteistyökäytännöt (Ways of Working). Yhdessä tekeminen ei välttämättä vaadi palavereita, vaan se onnistuu hyödyntäen digitaalisia työkaluja, kuten Teams, Jira, Confluence, sähköposti, jne.
3. Seuranta ja jatkuva parantaminen
- Tärkeä osa-alue, jossa mukaan kuvaan tulevat strategiasta johdetut kehitystavoitteet. Oikeiden seurantamittareiden asettaminen tavoitteille ja systemaattinen seuranta luovat tukevan pohjan jatkuvalle parantamiselle.
- Itselle tulee nopeasti mieleen kolme olennaista mittaria, jotka ovat läpimenoaika, investoinnin koko (EUR) ja resurssien saatavuus (toteutumisprosentti). Nämä mittarit ovat riippuvaisia keskenään.
- Tämän osa-alueen onnistumisen edellytyksiä ovat ryhdikäs johtaminen ja johdonmukaisuus. Esihenkilöiden on pystyttävä vaatimaan, valvomaan ja viestimään kehityksen kulusta sekä alas- että ylöspäin. Systemaattisesti valmentava ja välittävä ote tasapainottaa johtamisen eri puolia ja auttaa työntekijöitä jaksamaan rankimpienkin vaiheiden yli.
4. Liiketoiminnan tarpeiden hallinta
- Tämän osa-alueen tarkoitus on liimata yhteen liiketoiminta ja IT. On hyvä, jos käytössä on yhdessä sovittuja yritysarkkitehtuurin periaatteita ja linjauksia. Nämä antavat vankkumattoman pohjan sille, että kehitys tapahtuu yhdessä sovittujen pelisääntöjen puitteissa.
- Tämä osa-alue varmistaa, että tehdään ja valitaan tehtäväksi vain oikeita asioita, jotka vievät kohti yhteistä tavoitetilaa ja kuuluvat hallittavaan kehitysportfolioon. Ennen kuin kehitystä lähdetään toteuttamaan, varmistetaan, että liiketoiminnan kehitystavoitteet on ymmärretty kokonaisuutena ja että tavoitteiden pohjalta on luontevaa laatia yhteisiä kehityssuunnitelmia ja tiekarttoja.
5. Kehittäminen ja käyttöönotto
- Liiketoiminnan tarpeiden hallinta työntää suppilosta kehitystyötä eteenpäin. Tähän osa-alueeseen liittyy paljon erilaisia kehittämisen vaiheita, kuten yksityiskohtainen suunnittelu, toteutus, laadunvarmistus ja julkaisu. Toteutetaan kehitystyö, joka on valittu tehtäväksi, tehdään se oikein, tehokkaasti ja aikataulussa.
- Tämän osa-alueen yksi keskeisistä tehtävistä on myös varmistaa, että ei kiirehditä liian nopeasti kehittämään ja ratkaisemaan operaatiosta tulevia yksittäisiä tai irrallisia tarpeita ”työkalu edellä”, vaan edetään suunnitelmallisesti kokonaisuus edellä.
6. Kehityshankkeiden hallinta ja viestintä
- Hankkeiden valinta, priorisointi ja resursointi tulisi perustua organisaation pitkän aikavälin tavoitteisiin ja visioon. Projektinhallintamenetelmät (Prince2, SAFe, Agile/Scrum, DevOps) ovat työkaluja, joilla organisaatio varmistaa, että hankkeet suunnitellaan, toteutetaan, seurataan ja päätetään johdonmukaisella ja tehokkaalla tavalla.
- Tämä osa-alue linkittyy johtamisjärjestelmän osa-alueeseen #1 ja operatiivisen johtamisjärjestelmän osa-alueisiin #4 ja #5. Kehityshankkeiden onnistuminen riippuu oikeiden resurssien (ihmiset, budjetti, aika, teknologia, materiaalit) oikea-aikaisesta saatavuudesta. Johtamisjärjestelmän tulee tukea resurssien tehokasta kohdentamista ja hallintaa.
- Viestintäsuunnitelma on keskeinen osa toiminnan kehittämisen johtamisjärjestelmää. Tämä sisältää sisäisen viestinnän tiimien välillä sekä ulkoisen viestinnän asiakkaille, toimittajille ja muille sidosryhmille. Osana viestintää tulee olla säännöllinen raportointi hankkeista ja muutosviestintä.
- Kehityshankkeiden hallinnan ja viestinnän integroiminen osaksi johtamisjärjestelmää edellyttää johdon sitoutumista, selkeitä prosesseja ja jatkuvaa arviointia. Kun nämä elementit yhdistetään, organisaatio voi parantaa suorituskykyään, saavuttaa strategiset tavoitteensa ja reagoida nopeammin muuttuvaan toimintaympäristöön.
Kehittämisen kokonaisuus
Kun ylläkuvatut osa-alueet ovat käytössä toiminnan ja muutoksen johtamisessa, voidaan puhua siitä, että yrityksessä on vakiintunut kehittämisen toimintamalli. Toimintaa leimaavat uudet tavat tuottaa arvoa ja yrityksessä on aidosti kova halu ja nälkä toimia entistä paremmin, koko ajan.
Oheinen kuva jäsentää kolmiosaisen sarjan kokonaisuuden yhteen.
Tämä kirjoitus päättää kolmiosaisen sarjan, josta on aiemmin julkaistu:
