Uuden järjestelmän hankinta on usein yksi organisaation merkittävimmistä IT-päätöksistä. Kyseessä on investointi, joka vaikuttaa liiketoimintaan jopa vuosikymmenten ajan. Samalla AI muuttaa vauhdilla teknologiakenttää ja kyseenalaistaa koko järjestelmän käsitteen. Pääosalla yrityksiä järjestelmien uusimisia tulee kuitenkin näkymään tiekartoilla vielä pitkään.
Tyypillinen tapa lähteä liikkeelle on aloittaa keräämällä pitkä lista vaatimuksia, pyytää toimittajilta tarjoukset ja vertailla niitä vaatimuksia vasten. Prosessi on sinänsä ihan looginen ja se voi olla hyvin perusteellinenkin, mutta lopputulos ei silti välttämättä ole hyvä.
AI tuo tähän vielä uuden näkökulman. Teknologia kehittyy nopeasti, ja järjestelmän elinkaaren aikana sen ympärille voi syntyä merkittävästi uusia mahdollisuuksia hyödyntää AI:ta. Siksi kilpailutuksessa ei kannata arvioida vain sitä, mitä järjestelmä osaa tänään, vaan myös sitä, miten hyvin se mahdollistaa uudenlaisten toimintatapojen ja AI-avusteisten palvelujen hyödyntämisen tulevaisuudessa.
Älä hanki järjestelmän ominaisuuksia, vaan välineitä tavoitteittesi saavuttamiseksi
Tähän liittyen koostin tähän 5 kokemusperäistä asiaa, joihin onnistuneessa hankinnassa kannattaa kiinnittää huomiota.
1. Aloita tarpeesta, älä järjestelmästä
Ensimmäiseksi kysykää itseltänne ”Mitä haluamme organisaationa saada aikaan?” ja vasta sitten ”Minkälaisen järjestelmän tätä tukemaan tarvitsemme?”.
Avainkysymys ennen kilpailutusta on kirkastaa ymmärrys siitä, mitä liiketoiminnan ongelmaa tai tavoitetta ollaan ratkaisemassa, ja millä reunaehdoilla. Tämän pohjalta jäsennettyjen tavoitteiden perusteella pystytään luomaan aitoon tarpeeseen perustuvia vaatimuksia uudelle järjestelmälle.
Tämä koskee myös AI:ta. Ennen kuin vaaditaan järjestelmältä AI-ominaisuuksia, kannattaa jäsentää näiden taustalla olevat tavoitteet. Muuten vaarana on, että AI:sta tulee yksi ominaisuus muiden joukossa sen sijaan, että se tukisi aidosti liiketoiminnan tarpeita.
Usein käy myös niin, että jos nykyinen järjestelmä sisältää ominaisuuden, se kääntyy vaatimukseksi uudelle järjestelmälle. Ja vastaavasti jos prosessi on nykyään toteutettu tietyllä tavalla, uudelta järjestelmältä odotetaan samaa toimintatapaa.
Riskinä on, että kilpailutetaan huomaamatta nykytilan toisintamista, vaikka todellinen tavoite on toiminnan kehittäminen.
2. Anna toimittajan ehdottaa ratkaisua
Hyvä kilpailutus antaa toimittajille mahdollisuuden ehdottaa erilaisia tapoja ratkaista sama liiketoiminnan tarve. Kilpailutuksessa tarvitaan riittävästi ohjausta, mutta liiallinen määrittely voi kuihduttaa kilpailun.
Organisaation tulee ymmärtää ne asiat, joista sen pitää itse päättää: strategiset kyvykkyydet, toimintamalli, keskeiset liiketoimintaprosessit, tiedonhallinnan periaattet ja arkkitehtuurin reunaehdot. Itse tekninen ratkaisu kannattaa mahdollisuuksien mukaan jättää toimittajien ehdotettavaksi.
Älä määrittele kilpailutuksessa ratkaisua, jos haluat oikeasti kilpailuttaa vaihtoehtoisia ratkaisuja.
Tämä vaatii tilaajalta enemmän osaamista kuin pelkkää vaatimusten ja toiveiden listausta. Pitää ymmärtää, mitkä asiat ovat organisaation omia päätöksiä ja missä kohtaa toimittajan asiantuntemusta kannattaa hyödyntää.
AI:n nopea kehitys korostaa tätä entisestään. Jos kilpailutuksessa määritellään liian tarkasti, millä teknologialla tai millä tavalla AI:n pitää toimia, voidaan samalla rajata pois ratkaisuja, jotka toteuttavat tavoitteen paremmin jollain toisella tavalla.
Olennaisempaa on kuvata tavoiteltu toimintatapa ja antaa toimittajille mahdollisuus ehdottaa, miten AI:ta voidaan siinä hyödyntää.
3. Tee tarjouksista aidosti vertailukelpoisia
Usein muutama relevantti liiketoimintaskenaario kertoo enemmän kuin sadat yksittäiset vaatimukset. Vaatimuksia toki tarvitaan ja ne on hyvä kytkeä liiketoimintaskenaarioihin tai johonkin muuhun jäsennykseen, esim. kyvykkyyskarttaan.
AI voi auttaa myös tässä vaiheessa. Suuresta määrästä dokumentaatiota ja vaatimuksia voidaan AI:n avulla esim. tunnistaa ristiriitaisuuksia ja riippuvuuksia. Näin voidaan käyttää enemmän aikaa olennaisten asioiden arviointiin ja vähemmän aikaa aineiston käsittelyyn.
Vaatimusten luokittelu auttaa ratkaisujen vertailussa. Must have -vaatimukset ovat välttämättömiä, sillä ilman niitä ratkaisu ei ole mahdollinen. Business critical -vaatimuksilla on puolestaan suuri vaikutus ratkaisun soveltuvuuteen. Important-vaatimukset ovat hyödyllisiä ominaisuuksia, mutta eivät yksin ratkaise valintaa. Nice to have -vaatimukset taas tuovat ratkaisuun lisäarvoa, mutta eivät ole välttämättömiä.
Myös AI-ominaisuuksia kannattaa arvioida kriittisesti. Kaikki järjestelmien AI-ominaisuudet eivät suinkaan ole saman arvoisia. Joissakin tapauksissa AI-kyvykkyys voi olla liiketoimintakriittinen, kun taas toisessa se voi olla vain mukava lisäominaisuus. AI:n osalta kannattaa arvioida myös sitä, mihin dataan AI-ominaisuudet perustuvat ja kuinka helposti ja turvallisesti se on saatavilla.
Pelkkä AI:n mukanaolo tuotteen ominaisuuksissa ei tee ratkaisusta parempaa.
Lisäksi ehdotettavista ratkaisuista pitää pystyä erottamaan esimerkiksi tuotteen standardiominaisuudet, konfiguroitavat ominaisuudet ja räätälöintiä vaativat ratkaisut. Näillä on suuri merkitys myöhemmin kehitys- ja ylläpitovaiheen työmääriin.
Jos kaksi järjestelmää täyttää saman vaatimuksen, mutta toinen tekee sen suoraan standardiominaisuudella ja toinen vaatii räätälöintiä, niiden ei tule saada kilpailutuksessa samaa arvoa. Sama pätee AI-ominaisuuksiin: kannattaa selvittää, onko kyse tuotteen aidosta standardiominaisuudesta, erikseen hankittavasta palvelusta vai toimittajan räätälöinnistä.
4. Aidot käyttötapaukset demojen sijaan
Toimittajan demo on usein kilpailutuksen odotetuin hetki, mutta samalla se on yksi epäluotettavimmista tavoista vertailla järjestelmiä. Toimittaja tietää, mitä haluat nähdä, ja demo rakennetaan luonnollisesti tuomaan esiin tuotteen vahvuudet.
Parempi lähestymistapa on antaa kaikille tarjoajille samat käyttötapaukset ja pyytää heitä näyttämään, miten ne toteutuvat heidän ratkaisuillaan. Tällöin voidaan arvioida, kuinka hyvin ratkaisu tukee prosessia, kuinka paljon käyttäjän täytyy tehdä käsityötä ja miten poikkeustilanteet ratkaistaan. Samalla voidaan tarkastella, kuinka paljon konfigurointia ja räätälöintiä tarvitaan, millaisia integraatioita ratkaisu edellyttää ja miltä ratkaisu tuntuu käyttäjän näkökulmasta.
Keskeistä on arvioida ensisijaisesti sitä, mikä ratkaisu toimii parhaiten todellisessa toimintaympäristössämme eikä sitä, kuka pitää parhaan demon.
Jos ratkaisu sisältää AI-ominaisuuksia, niitä kannattaa arvioida samalla tavalla todellisissa käyttötapauksissa. Sen sijaan, että toimittaja näyttää erillisen AI-demon, voidaan pyytää häntä näyttämään, miten AI osallistuu juuri kyseiseen liiketoimintaprosessiin. Näin nähdään, tuoko AI prosessiin oikeasti hyötyä vai onko kyse lähinnä mukaan liimatusta lisäominaisuudesta.
5. Valitse kokonaisuus
Hankintahinta on vain yksi osa järjestelmän kokonaiskustannusta. Siksi kokonaiskustannusta kannattaa tarkastella riittävän pitkällä aikajänteellä. Todellisia kustannuksia syntyy lisensseistä, käyttöönotosta, integraatioista, tiedonsiirrosta ja migraatiosta, räätälöinnistä, testauksesta, koulutuksesta, ylläpidosta, tulevista muutoksista sekä välillisesti myös toimittajariippuvuudesta.
Samalla on arvioitava myös muita kuin taloudellisia riskejä. On tärkeää ymmärtää, mihin suuntaan tuotetta kehitetään, kuinka vahva toimittajan asema on, löytyykö tuotteelle riittävästi osaajia ja kuinka helposti järjestelmä voidaan integroida osaksi arkkitehtuuria.
AI tuo kokonaiskustannukseen vielä uusia näkökulmia. AI-ominaisuudet voivat esimerkiksi perustua erillisiin palveluihin tai käyttöön perustuvaan hinnoitteluun, jolloin kustannukset eivät välttämättä näy pelkässä järjestelmän lisenssihinnassa. Lisäksi AI:n hyödyntäminen voi edellyttää uusia integraatioita, datan laadun parantamista, opettamista, valvontaa ja uusia toimintamalleja.
Halvin tarjous ei välttämättä ole halvin ratkaisu.
Hyvä kilpailutus on samalla myös organisaation päätöksentekoprosessi, jossa muodostetaan kokonaiskuva vaihtoehtojen kustannuksista, riskeistä ja soveltuvuudesta pitkällä aikavälillä. Kyse on siitä, mikä ratkaisu auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa parhaiten, nyt ja tulevaisuudessa.
