Asiakassuhderekisterin tietosuojaseloste
Rekisterin pitäjä
Reflector Oy
Itämerenkatu 3 A, 00180 Helsinki
info@reflector.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Ilkka Lilius
Itämerenkatu 3 A, 00180 Helsinki
ilkka.lilius@reflector.fi
Rekisterin nimi
Reflector Oy:n asiakassuhderekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta
Asiakassuhderekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon (sopimukset, laskutus, asiakasyhteydenpito) sekä myyntiin ja markkinointiin.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella, sopimuksen täytäntöönpaneminen ja suostumus.
Rekisterin tietosisältö
Asiakassuhderekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
- Laskutuksessa käytettävät tiedot: yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, yrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus, osoitetiedot ja laskun toimitustiedot, verkkolaskuosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä maksuehto. Lisäksi tiedot toimituksista ja laskutuksista.
- Postitustiedot suoramarkkinointitarkoituksiin, jossa on seuraavat asiakasta koskevat yhteystiedot: yrityksen nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, asema organisaatiossa, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Tietoja käytetään Reflectorin toimesta tiedottamiseen, suoramarkkinointiin tai asiakassuhteen hoitamiseen.
- Myynnin ja markkinoinnin hoitamiseen tarkoitetut tiedot: asiakkaan yhteyshenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen virallinen nimi ja yhteystiedot sekä kontaktointihistoria.
- Mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset.
Säännön mukaiset tietolähteet
Rekisteritietoja päivitetään asiakkaan rekisterinpitäjälle antamien tietojen perusteella sekä hakemalla tietoa yleisesti saatavilla olevista julkaisuista ja tiedostoista.
Pipedrive –ohjelmaan käyttöoikeuden saaneet Reflector Oy:n työntekijät syöttävät järjestelmään asiakaskontaktointiin liittyviä toimenpidetietoja.
Tietojen luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Reflector Oy ei luovuta tietoja.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet toimintojamme liittyen laskutukseen, uutiskirjeen lähettämiseen ja kontaktien tallentamisen ulkopuolisille palveluntarjoajille.
Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika
Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.
Digitaalisesti tallennetut tiedot
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään luottamuksellisina ja niihin pääsy on rajattu. Käyttöoikeus on vain niillä, jotka työnsä puolesta tarvitsevat tietoa. Näillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kun asiakassuhde on voimassa ja sen jälkeen 3 vuotta.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen nojalla rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihin:
- Saada pääsy omiin henkilötietoihin
- Pyytää korjaamaan puutteelliset tai virheelliset henkilötiedot
- Vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, sekä vastustaa automaattista päätöksentekoa
- Pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötiedot
- Siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle
Rekisteröidyn halutessa käyttää oikeuksiaan tulee rekisteröidyn olla yhteydessä yllämainittuun yhteyshenkilöön. Mikäli rekisteröity on itse antanut suostumuksensa käsittelylle ja tälle ei ole muuta oikeusperustetta, rekisteröity on oikeutettu peruuttamaan suostumuksensa ottamalla yhteyttä yllä mainittuun yhteyshenkilöön. Jos rekisteröity uskoo, että hänen henkilötietojaan ei käsitellä tietosuoja-asetuksen mukaisesti, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 24.2.2022
Rekisterinpitäjä
Reflector Oy
Kampinkuja 2, 00100 Helsinki
info@reflector.fi (jäljempänä ”me”)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Heli Syväoja
Kampinkuja 2, 00100 Helsinki
heli.syvaoja@reflector.fi
Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä rekrytointiprosessiemme hallinnointi. Käsittelemme palvelukseemme hakeneiden henkilöiden työnhakuprosessiin liittyviä tietoja tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi ja päätöksentekoa varten työtehtäviä täytettäessä.
- oikeutettu etumme, joka perustuu tarpeeseen käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin ja joka muodostuu siitä yhteydestä, joka syntyy välillemme
- antamasi suostumus, joka voidaan pyytää esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- henkilötietojen kerääminen suosittelijoilta
- henkilötietojen käsittely soveltuvuusarvioinneissa
- henkilötietojen käsittely lääketieteellisten testien suorittamisen yhteydessä
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietojasi:
- perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli;
- yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot;
- hakemaasi työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;
- työnhakuprosessin yhteydessä meille antamasi soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestäsi, taustastasi ym. kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit sekä suostumuksellasi tehdyn henkilöarvioinnin ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja näitä koskevat tiedot;
- rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
- mahdolliset muut tiedot, jotka olet itse vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili tai erikseen suostumuksellasi keräämämme tiedot.
Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme edetä työnhakuprosessissa.
Mistä saamme tietoja?
Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu suostumustasi, kuten soveltuvuusarviointeja varten. Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Paraplyy Oy toimii henkilötietojen käsittelyssä käsittelijänä HR tukipalveluiden osalta. Lisäksi käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita seuraavien palveluiden osalta:
- HR-ja rekrytointipalvelut
- IT-järjestelmätoimittajat
Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijoidemme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.
Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.
Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää kuuden (6) kuukauden ajan työnhakuun. Tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluessa. Mikäli sinusta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakijana antamiasi ja työnhakuun liittyviä tietoja osana henkilöstöprofiiliasi työntekijöidemme tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
