Yritykset kamppailevat eri suunnista kumpuavien IT-kehitystarpeiden kanssa. Kehittämisen kysyntä voi liittyä muuttuneisiin asiakastarpeisiin, uusiin sääntelyvaateisiin, järjestelmien toiminnallisuuden laajentamiseen, uusiin tietotarpeisiin tai vaikkapa nykyjärjestelmien puutteisiin.

Kehittämisen kysyntä saattaa johtaa epäoptimaaliseen resurssien hyödyntämiseen, aloitteiden ja ideoiden pysähtymiseen ja suoranaiseen tehottomuuteen, jos niiden käsittelyyn ei ole selkeää toimintamallia. Validoimaton kysyntä muodostaa pullonkauloja työjonoihin, ristiriitaisia prioriteetteja ja taakan IT-tiimille, jonka tehtävä on tuottaa liiketoiminnalle hyötyä.

Yksittäisten kysyntäputkien hallinnan lisäksi yritysarkkitehtuurin rooli on merkittävä siinä, että kysynnän hallintaa toteutetaan järkevästi, kokonaisuus huomioiden ja varmistaen, että digitaaliset investoinnit ovat linjassa liiketoiminnan prioriteettien kanssa.

Kun pohdimme kysynnän hallintaan liittyviä asioita asiakkaidemme kanssa, lähdemme jäsentämään kokonaisuutta kolmesta eri näkökulmasta:

Kysynnän koostaminen

Kun lähdetään jäsentämään kysynnän hallintaa, ensin selvitetään kysynnän eri lähteet.

Avainkysymyksiä:

• Mistä kaikkialta tulee kysyntää kehittämiselle?
• Onko meillä yhteneväinen ja vertailukelpoinen tapa koostaa eri lähteistä tuleva kysyntä?
• Saavatko kaikki sidosryhmät tuotua tarpeensa yhdenvertaisesti esille?

Esimerkkejä kysynnän lähteistä:

• Liiketoiminnot: tarpeita oman toiminnan tehostamiseksi, järjestelmätuen parantamiseksi ja uusiin liiketoimintahaasteisiin.
• Regulaatio: uusi sääntely ja lakimuutokset tuovat yrityksille kehitystarpeita esimerkiksi järjestelmiin, tietoturvaan ja tiedonhallintaan liittyen.
• Teknologian kehitys ja elinkaari: yrityksillä on tarve parantaa kilpailukykyään ja parantaa kustannustehokkuutta investoimalla pilviratkaisuihin, tekoälyyn, kyberturvaan ja uusiin moderneihin arkkitehtuureihin.
• Asiakas- ja markkinatarpeet: digitaalinen transformaatio on usein asiakaslähtöistä: ”Haluamme sujuvampaa, innovatiivisempaa ja tehokkaampaa palvelua.”
• Palvelunhallinta ja jatkuvuus: IT-tiimien tulee päivittää infraa, tietoturvaa ja operatiivisessa toiminnassa käytettäviä sovelluksia, jotta arjen tekeminen on mahdollisimman sujuvaa ja turvallista.

Kysynnän jäsentäminen

Kun kysynnän lähteet ja tarpeet ovat selvillä, aletaan jäsentää kysyntää sisällöllisesti. Miten valitaan oikeasti tärkeimmät kehitysaihiot? Vai saako tahtonsa läpi se, joka huutaa kovimmin?

Avainkysymyksiä:

• Olemmeko kehittämässä oikeita asioita?
• Vievätkö valitut kehitysaihiot meitä kohti yhteistä tavoitetilaa?
• Kuka tekee mitä? Resurssit, roolit ja vastuut
• Kenellä on mandaatti päättää prioriteeteista?

Kulmakivenä selkeä vastuunjako:

• Liiketoiminnan omistajat tuovat esille oman liiketoiminta-alueen tarpeet ja prioriteetit. He eivät kuitenkaan kerro, miten asiat toteutetaan.
• Yritysarkkitehdit sovittavat kysynnän kokonaisuutena yrityksen strategiaan ja arkkitehtuuriin ja antavat suuntaviivat ratkaisulle. He kyseenalaistavat tarvittaessa ehdotettuja ratkaisuja ja ohjaavat kehitysaihion ’oikeaan putkeen’, pyrkien estämään pistemäiset ratkaisut ja uuden teknisen velan muodostumisen.
• Product Ownerit / IT-portfoliomanagerit katsovat priorisoidun kysynnän yli varmistaen liiketoimintahyödyt, toteutuksen realistisuuden ja tarvittavien resurssien saatavuuden.
• Projektipäälliköt, hankejohtajat ja toimitustiimit arvioivat ratkaisun toteutustapaa, tarvittavaa työmäärää ja riskejä ennen kuin työ aloitetaan.
  

Kehittämisen ohjaaminen

Fiksun priorisoinnin varmistamiseksi tarvitaan tahot, jotka tekevät päätökset. Yrityksissä on usein omat kehittämisen ohjaamiseen ja muutoksenhallintaan liittyvät foorumit. Näitä samoja kannattaa käyttää myös kysynnän hallintaan. On hyvä varmistaa, että ainakin seuraavat kaksi asiaa on sisällytetty kehittämisen ohjaamiseen:

• Kysynnän hallinta, esimerkiksi “Demand Review Board”, joka arvioi, priorisoi ja aikatauluttaa kysyntää ja pyyntöjä liiketoimintahyödyn ja soveltuvuuden näkökulmasta.
• Arkkitehtuurikatselmointi, esimerkiksi “Architecture Review Board”, joka varmistaa, että uusi kysyntä ja ehdotetut ratkaisut ovat linjassa yrityksen arkkitehtuurin kanssa.

Miten jalkauttaa kysynnän hallinta organisaatioissa?

Menestyksekäs kysynnän hallinta pitää sisällään seuraavia asioita:

• Luo selkeät prosessit: määritä, miten kysynnän hallinta (demand capture) toteutetaan, miten sitä arvioidaan ja mihin päätöksenteko perustuu.
• Käytä priorisointiin perustuvaa viitekehystä: arvioi kysyntä strategista arvoa, kiirettä ja toimivuutta vasten.
• Hyödynnä yritysarkkitehtuuria: varmista, että kaikki digitaaliseen kehittämiseen käytetyt eurot ovat linjassa yrityksen liiketoimintastrategian ja teknologiastrategian kanssa.
• Luo päätöksentekofoorumit, joiden avulla kysyntää ohjataan oikeisiin osoitteisiin odottamaan hyväksyntää jatkosta. Huolehdi, ettei näitä foorumeita ohitetan päätöksenteossa.
• Varmista jatkuva parantaminen ja mukautuminen muuttuviin tilanteisiin: kysynnän hallintatoiminnon tulee mukautua liiketoiminnan tarpeisiin ja teknologiseen kehitykseen.

Ottamalla käyttöön yllä olevat periaatteet, yrityksillä on mahdollisuus välttää kysynnän kaaosta: hallita ja priorisoida tehokkaasti kysyntää, tasapainottaa käytössä olevia resursseja sekä varmistaa yritys- ja IT-strategian toteutuminen ja pitkän aikavälin kestävä menestyminen.