1 Miksi nämä ohjeet
Ohjeet koskevat jokaista reflectorilaista, hallitusta ja soveltuvin osin myös alihankkijoitamme.
Ohjeet eivät kata jokaista tilannetta. Epäselvissä tapauksissa kysy itseltäsi: kestäisikö ratkaisuni julkisuuden, ja voisinko perustella sen asiakkaalle ja kollegoille? Jos olet epävarma, ota asia puheeksi johdon kanssa. Kysyminen on aina oikein.
2 Rehellisyys ja lainmukaisuus
Toimimme rehellisesti, avoimesti ja lakien mukaisesti kaikissa maissa, joissa teemme töitä. Noudatamme asiakkaidemme toimittajille asettamia ohjeita ja sopimusehtoja.
Kerromme osaamisestamme ja tuloksistamme totuudenmukaisesti. Emme lupaa asiakkaalle sellaista, mitä emme pysty toimittamaan.
3 Lahjonnan vastaisuus, lahjat ja vieraanvaraisuus
Emme anna, lupaa emmekä ota vastaan lahjuksia tai muita epäasiallisia etuja, emmekä käytä välikäsiä niiden antamiseen.
- Lahjojen ja vieraanvaraisuuden on oltava kohtuullisia, satunnaisia ja liiketoimintaan liittyviä.
- Emme anna emmekä ota vastaan rahaa tai rahaan rinnastettavia lahjoja, kuten lahjakortteja.
- Emme anna tai ota vastaan etuja tarjouskilpailun tai sopimusneuvottelun aikana.
- Julkisen sektorin edustajille emme anna lahjoja.
- Noudatamme aina myös asiakkaan omia lahja- ja vieraanvaraisuussääntöjä, jos ne ovat tiukemmat.
4 Riippumattomuus ja eturistiriidat
Riippumattomuus on palvelumme perusta: suosituksemme perustuvat asiakkaan etuun, eivät kaupallisiin sidoksiin.
- Reflectorilla ei ole kaupallisia teknologiakumppanuuksia.
- Emme ota vastaan provisioita, jälleenmyyntipalkkioita tai muita korvauksia teknologia- tai palvelutoimittajilta.
- Ilmoitamme asiakkaalle ennen toimeksiantoa, jos meillä tai asiantuntijallamme on suhde, joka voi vaikuttaa puolueettomuuteen (esimerkiksi omistus, sivutyö tai läheinen ihmissuhde). Dokumentoimme eturistiriitatilanteet ja niiden ratkaisut.
- Emme käytä asemaamme asiakkaalla oman tai läheistemme edun tavoitteluun.
5 Luottamuksellisuus, tietoturva ja sisäpiiritieto
Asiakkaan luottamus on meille kaikki kaikessa. Käsittelemme asiakkaan tietoja vain toimeksiannon tarpeisiin ja asiakkaan ohjeiden mukaisesti.
- Noudatamme salassapitosopimuksia myös toimeksiannon päätyttyä.
- Myös tieto asiakkuudesta on luottamuksellinen. Käytämme asiakkaan nimeä, logoa tai muita immateriaalioikeuksia, esimerkiksi referensseissä, vain asiakkaan etukäteen antamalla luvalla.
- Käsittelemme tietoja asiakkaan tai Reflectorin laitteilla työn luonteen mukaan ja noudatamme asiakkaan ja Reflectorin tietoturvaohjeita.
- Huolehdimme henkilöstömme tietoturvaosaamisesta ja käyttöoikeuksien asianmukaisesta hallinnasta. Käytämme asiakkaan järjestelmiä vain sovittuun tarkoitukseen.
- Noudatamme tietosuojalainsäädäntöä (GDPR) henkilötietojen käsittelyssä.
- Emme käytä tai luovuta sisäpiiritietoa emmekä käy kauppaa sen perusteella. Noudatamme asiakkaan sisäpiiriohjeita.
- Ilmoitamme tietoturvapoikkeamista viipymättä asiakkaalle ja Reflectorin johdolle.
- Käytämme tekoälytyökaluja asiakastiedon kanssa vain asiakkaan hyväksymällä tavalla.
6 Reilu kilpailu
Kilpailemme osaamisella ja laadulla. Noudatamme kilpailulainsäädäntöä emmekä sovi kilpailijoiden kanssa hinnoista, tarjouksista, asiakkaista tai markkinoiden jakamisesta. Emme hanki tai käytä kilpailijoiden luottamuksellista tietoa.
7 Rahanpesun estäminen ja pakotteet
Noudatamme rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaa lainsäädäntöä sekä kansallisia ja kansainvälisiä pakotteita. Emme hyväksy talousrikollisuutta tai harmaata taloutta missään muodossa. Tarkistamme uusien asiakkaiden, alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden taustat ennen yhteistyön aloittamista.
8 Ihmiset: yhdenvertaisuus, ihmisoikeudet ja työhyvinvointi
Kohtelemme kaikkia reilusti ja kunnioittavasti – kollegoita, asiakkaita ja yhteistyökumppaneita.
- Kunnioitamme kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia: YK:n ihmisoikeuksien yleismaailmallista julistusta, ILO:n työelämän perusoikeuksia sekä YK:n yritystoimintaa ja ihmisoikeuksia koskevia ohjaavia periaatteita. Emme hyväksy lapsityötä tai pakkotyötä missään muodossa.
- Emme hyväksy syrjintää, häirintää tai epäasiallista kohtelua. Rekrytoinnit, palkkaus ja urakehitys perustuvat osaamiseen.
- Noudatamme työlainsäädäntöä ja työehtosopimuksia ja kunnioitamme järjestäytymisvapautta.
- Huolehdimme työturvallisuudesta ja jaksamisesta. Kuormitukseen puututaan ajoissa.
- Ketään ei rangaista turvallisuushuolien esiin nostamisesta tai turvattomasta työstä kieltäytymisestä.
9 Ympäristö
Asiantuntijatyön ympäristövaikutukset syntyvät pääosin matkustamisesta ja laitteista. Suosimme etäkokouksia ja joukkoliikennettä, käytämme laitteita pitkään ja kierrätämme ne vastuullisesti.
10 Alihankkijat
Käytämme alihankkijoita harkiten ja vain, kun se palvelee asiakasta. Edellytämme alihankkijoiltamme näiden toimintaohjeiden noudattamista ja sitoutamme heidät samoihin salassapito-, tietoturva- ja riippumattomuusvaatimuksiin kuin omat asiantuntijamme. Sisällytämme vastaavat velvoitteet alihankintasopimuksiin. Reflector vastaa asiakkaalle alihankkijoidensa työstä ja toimittaa pyynnöstä tiedot käyttämistään alihankkijoista.
11 Huolien esiin nostaminen
Jos huomaat tai epäilet näiden ohjeiden tai lain rikkomista, kerro siitä. Voit ottaa yhteyttä toimitusjohtajaan tai hallituksen puheenjohtajaan. Myös asiakkaat, alihankkijat ja muut ulkopuoliset voivat olla suoraan yhteydessä hallituksen puheenjohtajaan Patrik Ajaliniin ([email protected]).
Nimetön ilmoituskanava on valmistelussa. Käsittelemme ilmoitukset luottamuksellisesti ja asiallisesti: selvitämme asian ja puutumme todettuihin rikkomuksiin. Kerromme asiantuntijoillemme myös asiakkaidemme omista ilmoituskanavista. Emme hyväksy vastatoimia ketään kohtaan, joka on nostanut huolen esiin hyvässä uskossa.
12 Vastuut, hyväksyntä ja päivittäminen
Jokainen reflectorilainen vastaa siitä, että tuntee nämä ohjeet ja toimii niiden mukaisesti. Uudet työntekijät käyvät ohjeet läpi perehdytyksessä. Toimitusjohtaja vastaa ohjeiden toimeenpanosta, ja ohjeiden noudattamiseen liittyvät riskit ovat osa riskienhallintaamme. Osallistumme asiakkaidemme vastuullisuusarviointeihin ja auditointeihin ja ilmoitamme asiakkaalle viipymättä, jos emme pysty noudattamaan sen vaatimuksia.
Ohjeiden rikkominen voi johtaa työoikeudellisiin seuraamuksiin tai alihankintasopimuksen päättämiseen.